Vernetzt agieren – strategische Entscheidungsfindung

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Vernetzt agieren für strategische Entscheidungsfindungen

Entscheidungsfindung (c) colourbox
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Aktuelles Qualitäts- und Integriertes Management schließt verstärkt das Human Resource Management eines Unternehmens ein. Zeitgemäßes Personalmanagement wiederum nimmt stetig an Komplexität zu. Dabei stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihr Personalmanagement professionell und systematisch zu organisieren und zu betreiben. Innovative HRM-Software bietet hier effiziente Unterstützung.
Text: Dr. Iris Bruns

Personalmanager erfüllen neben administrativen auch zunehmend strategische Aufgaben, die es dem Unternehmen ermöglichen, auf sich ändernde Marktanforderungen flexibel zu reagieren. Wer heute beispielsweise die Zertifizierung nach der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 anstrebt, muss unter anderem auch in Themenfeldern des Personalmanagements eine Reihe von Vorgaben erfüllen. Die Aufgaben reichen von der Erfassung der Personaldaten über die Automatisierung von Routineabläufen, Schulungs- und Qualifikationsmanagement, Personalcontrolling und Einsatzplanung bis hin zur Erstellung von Statistiken für die Personalentwicklung. Analysetools zeigen Optimierungspotenziale auf und liefern eine zuverlässige Basis für strategische Entscheidungen. Damit ist Human Resource Management nicht nur auf die Personalabteilung begrenzt, sondern berührt alle Unternehmensbereiche.

 

Integrierte Lösungen gefragt

Neben großen Konzernen bauen zunehmend auch mittelständische und kleine Unternehmen auf ein softwaregestütztes Human Resource Management. „Viele Betriebe haben längst erkannt, dass modernes HR-Management ein wichtiger Baustein eines erfolgreichen Qualitätsmanagements ist und setzen daher auf integrierte Lösungen, die beide Bereiche effizient verknüpfen“, meint Iris Bruns aus der Geschäftsführung der Aachener ConSense GmbH. Das Unternehmen hat mit ConSense IMS|QMS|PMS eine innovative Software für Qualitäts- und Integriertes Management entwickelt, in die intelligente und umfangreiche Funktionen und Module für zeitgemäße Anforderungen im Personalbereich eingebettet wurden. Diese Module verstehen sich als wichtiger Bestandteil eines systematischen Qualitäts- oder Integrierten Managements und lassen sich nach Bedarf stufenweise durch weitere Module ausbauen. „Die Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung eines softwaregestützten Personalmanagements ist eine einfache und intuitive Bedienung des Systems, damit die Mitarbeiter dieses tatsächlich konsequent einsetzen und die Arbeitserleichterung schnell spürbar ist. Dies war eines der Hauptkriterien bei der Entwicklung“, erläutert Bruns.

 

Entlastung bei Routinetätigkeiten

Im ersten Schritt werden Personalmanager bei Routineaufgaben entlastet: So werden zum Beispiel wiederkehrende Vorgänge wie Urlaubsplanung oder die Planung und Durchführung von Schulungen vereinfacht. Regelmäßige Abläufe werden automatisiert und aktuelle Informationen lassen sich auf Knopfdruck abrufen. Besonders wichtig: Ein ausgefeiltes Rollen- und Rechte-Konzept kombiniert mit einem Datenbanksicherheitskonzept, sichert die sensiblen Personaldaten vor unberechtigtem Zugriff. Moderne Softwarefunktionen wie in ConSense IMS|QMS|PMS bieten außerdem die Möglichkeit, beliebige Vorlagen oder Formulare mit einzubinden und intelligente Workflows abzubilden: Dokumente finden automatisch ihren Weg durch das Unternehmen und gelangen direkt auf den „elektronischen Schreibtisch“ der Person, die den nächsten Arbeitsschritt zu erledigen hat.

 

Transparenz in Weiterbildungsmaßnahmen

Mit dem ConSense-Modul „Schulungsmanagement“ können alle Weiterbildungsmaßnahmen eines Betriebes systematisch erfasst, geplant und durchgeführt werden. Für viele Unternehmen ist dies inzwischen zu einer unverzichtbaren Unterstützung geworden, denn längst sind Mitarbeiterschulungen und der Nachweis darüber Bestandteil aller wichtigen QM-Normen. Sämtliche betriebsinterne Schulungsmaßnahmen werden mithilfe dieser Informationen systematisch geplant und durchgeführt: von der Terminierung über die Bereitstellung von Schulungsunterlagen bis hin zur Ausgabe von Zertifikaten. Darüber hinaus geben Auswertungen von Teilnehmerfeedbacks und Wirksamkeitsbewertungen durch die Vorgesetzten Aufschlüsse über den Erfolg der einzelnen Maßnahmen.

 

Basis für eine strategische Personalplanung

Die nächste Stufe des in ein Gesamtsystem eingebetteten HR-Managements ist der Einsatz zur strategischen Personalplanung: Durch die enge Vernetzung von Personalmanagement und Qualitätsmanagement sowie anderen Unternehmensbereichen werden die vorhandenen Informationen zur Mitgestaltung unternehmensstrategischer Weichenstellungen genutzt. An dieser Stelle setzt die ConSense GmbH zum Beispiel mit ihrem Modul „Qualifikationsmanagement“ an. Dieses erfasst, kategorisiert und bewertet systematisch die vorhandenen Fachkenntnisse und Fähigkeiten aller Mitarbeiter eines Unternehmens. Über transparent aufbereitete Auswertungen lassen sich der aktuelle Stand, die Entwicklung und der zukünftige Bedarf an Qualifikationen und Wissen im Unternehmen ermitteln. Diese Ergebnisse sind besonders hilfreich für Betriebe, die eine Zertifizierung ihres Qualitätsmanagements anstreben, denn nach neuesten Vorgaben ist hier der Aufbau einer Qualifikationsmatrix gefordert, die Auskunft über den Ist- und den Sollzustand sowie die geplanten Maßnahmen zum Erreichen des vorgegebenen Qualifikationsziels gibt. Über besondere Auswertungsmöglichkeiten wie den sogenannten Demografiecheck, der die Altersstruktur der Belegschaft analysiert, erhalten Personalmanager wertvolle Informationen, die sie in ihrer Personalplanung unterstützen. So lässt sich unter anderem Engpässen durch das Ausscheiden von Mitarbeitern mit hoch spezialisiertem Fachwissen rechtzeitig entgegenwirken. „Je besser es gelingt, einen Überblick über die Potenziale aller Mitarbeiter zu besitzen und diese vollständig zu mobilisieren, desto erfolgreicher kann ein Unternehmen im Wettbewerb agieren und nachhaltige, auf die Zukunft ausgerichtete Personalpolitik betreiben“, meint die Expertin der ConSense GmbH.

 

HRM als wichtiger Baustein eines Gesamtsystems

Für eine erfolgreiche Unternehmensführung ist heute also ein professionelles Personalmanagement, das mit vielen Unternehmensbereichen eng vernetzt ist und mit ganzheitlichem Denken und Handeln unternehmensstrategische Ziele unterstützt, unerlässlich. Damit ist modernes Personalmanagement kein isoliertes Feld, sondern ein wichtiger Baustein des gesamten Qualitäts- und Integrierten Managements. Der Nutzen von innovativer und integrierter Software wie ConSense IMS|QMS|PMS geht damit weit über administrative Entlastung hinaus und berührt alle Gebiete im Unternehmen. Die zunehmende Internationalisierung von Unternehmen macht Human Resource Management darüber hinaus grenzüberschreitend: Arbeitsprozesse und Personalentwicklung müssen beispielsweise länderübergreifend organisiert werden.

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