Qualitätsmanagement professionell anwenden

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So setzen Sie Qualitätsmanagement in Ihrer Organisation um

Qualitätsmanagement in der Organisation umsetzen - eine heikle Aufgabe (c) iStock
Qualitätsmanagement in der Organisation umsetzen - eine heikle Aufgabe (c) iStock

Ob Sie Ihr Unternehmen erst kürzlich gegründet haben oder im bestehenden Unternehmen überlegen, ein Qualitätsmanagement einzuführen – es wird sich lohnen. Die Erfahrung zeigt, dass durch ein Managementsystem die Kundenorientierung verstärkt sowie die Kundenzufriedenheit gesteigert wird. Außerdem führt die Reduzierung von Reklamationen zu Kostenersparnissen. Der effiziente Einsatz von Ressourcen, die Auseinandersetzung mit den eigenen Prozessen, den Risiken und Chancen sowie der regelmäßigen Überprüfung und Verbesserung dieser Aspekte führen zu einer besseren Selbsterkenntnis und letztlich zur Steigerung des Unternehmenswertes. Mit den folgenden sechs Punkten wenden Sie ein Qualitätsmanagement professionell an.

Text:  Ing. Mag. Nina Melmer, BA - Quality Austria

Systemdokumentation einführen

Die Systemdokumentation ist das Fundament eines jeden Managementsystems und dient dazu, die ordnungsgemäße Funktion eines Managementsystems sicherzustellen und nachzuweisen. Wesentliche Dokumente müssen von den betroffenen Personen verstanden und angewandt, sowie die Vorgaben und Nachweise berücksichtigt werden. Als Faustregel gilt, die Dokumentation in einfachen und kurzen Sätzen zu verfassen, die leicht zu lesen und zu versehen sind.

Prozesse genau analysieren

Prozessmanagement steigert Ihren Unternehmenswert nachhaltig. In der klassischen funktionalen (nicht-ablauf-orientierten) Organisation entstehen bei der Produkt- und Dienstleistungserbringung viele Schnittstellen, die einen reibungslosen Ablauf schwierig gestalten. Soll dieser aber bestmöglich sichergestellt sein und als Synergieeffekt die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens steigern, ist es unerlässlich, Ihre Prozesse – im Besonderen die Ablauffolgen, Schnittstellen und Wechselwirkungen – einer genauen Betrachtung und Analyse zu unterziehen. Prozessorientierung bringt viele Vorteile, wie die Erhöhung der Kundenzufriedenheit, der Produkt- und Prozessqualität und der Mitarbeiterzufriedenheit bei gleichzeitiger Verkürzung der Durchlaufzeiten und Prozesskosten.

Anforderungen der Norm von Beginn an integrieren

Die Qualitätspolitik muss bestimmt und regelmäßig dokumentiert werden. Hier gilt es festzulegen und zu kommunizieren, wer das Qualitätsmanagement anzuwenden hat. Zusätzlich sollten die Rollen, Verantwortungen und Befugnisse klar definiert werden. Ebenso sind die Prozesse und Abläufe für das Qualitätsmanagement unter Berücksichtigung der verbindlichen Anwendung des Prozessmanagements der ISO 9001:2015 zu bestimmen. Bei der Gestaltung und Planung des Qualitätsmanagementsystems sind auch die Risiken und Chancen Ihrer Organisation zu ermitteln, damit die Wahrscheinlichkeit der (Qualitäts-)Zielerreichung gesteigert werden kann. Indem Probleme, Fehler und Risiken erkannt und beseitigt werden, verbessern sich die Leistungen Ihres Unternehmens. Viele aufgetretene Probleme hätten bei einer rechtzeitigen Risikobetrachtung verhindert werden können, daher ist die Risiko- und Chancenbetrachtung in den Systemnormen essenziell.

Auch der Kontext der Organisation ist eine wesentliche Anforderung. Darunter werden die verschiedenen internen und externen Einflüsse verstanden, die das Handeln Ihrer Organisation beeinflussen.

Qualitätsplanung konsequent verfolgen

„Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum?“ Damit sich das Zitat von Alfred Einstein nicht bewahrheitet, sollte Qualitätsplanung an vorderste Front gestellt werden.

Planungsaktivitäten, insbesondere die Qualitätsplanung, in den Wertschöpfungsprozessen werden aufgrund der kürzer werdenden Entwicklungszyklen, steigenden Kundenanforderungen und reduzierten Lieferzeiten immer wichtiger. Eine ausführliche Planung und Festlegung der Anforderungen (Input) sind daher umso wichtiger, um die korrekten Ergebnisse (Output) sicherzustellen. Fehlerkosten können so frühzeitig vermieden werden.

Interne Audits

Interne Audits dienen als Kontrollwerkzeug, um festzustellen, ob relevante Vorgaben auch nachweislich und ausreichend praktiziert werden und um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Sie sollten daher Teil Ihrer unternehmerischen Sorgfaltspflicht sein. Die objektive Verifizierung durch nachvollziehbare Zahlen, Daten und Fakten wird entweder von einem eigenen Mitarbeiter oder einer beauftragten externen Person durchgeführt und soll Sie bei der operativen Aufgabenumsetzung unterstützen.

Methoden und Werkzeuge zur Weiterentwicklung und Problemanalyse anwenden

Es gibt eine Vielzahl an Methoden und Werkzeuge, die Sie in Ihrem Qualitätsmanagement einsetzen können, um die Effektivität (Zielerfüllung) und Effizienz (Ressourcenschonung) in Ihrem Unternehmen zu steigern. Bewährt hat sich beispielsweise die Fehlersammelkarte, weil sie zeigt, wie oft ein Fehler in einem definierten Zeitraum passiert. Das Ishikawa Diagramm, auch Ursache-Wirkungs-Diagramm genannt, ist eine Methode zur Lösung von Qualitätsproblemen, indem viele mögliche Fehlerursachen identifiziert und priorisiert werden. Ein einfaches Werkzeug, mit dem Fehler- und Problemursachen schnell identifiziert werden können, ist die „5 Why“-Methode, welche bestehenden Problemen nach der Laddering-Technik genauer auf den Zahn fühlt.

Wie Sie sehen, gilt es so einiges im Qualitätsmanagement zu beachten und im Vorfeld zu planen, aber es zahlt sich aus.

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