ISO 14001 – der letzte sinnvolle Zeitpunkt

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Mitte Juli 2018 ist der letzte sinnvolle Zeitpunkt

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Die ISO 9001:2015 und die ISO 14001:2015 müssen spätestens bis 14. September 2018 umgestellt sein. LRQA-Auditor Harald Baumhoff beantwortet Fragen rund um die neuen Normen und gibt wertvolle Tipps für die Praxis.

 

Q1: Die neuen Normen der ISO 9001:2015 und 14001:2015 sind jetzt seit Ende 2015 veröffentlicht. Die Inhalte sind weitgehend bekannt. Allerdings gibt es eine große Zahl von Unternehmen, die geplant haben sich zertifizieren zu lassen, aber noch nicht mit den Vorbereitungen begonnen haben. Was wäre der wichtigste Ratschlag, den Sie den Unternehmen, basierend auf Ihren Erfahrungen, geben können?

Baumhoff: Der wichtigste Faktor bei der Neuzertifizierung nach den neuen Normen ist eindeutig die Zeit. Wie bekannt, müssen die Unternehmen bis zum 14. September 2018, nach den neuen Normen zertifiziert sein, wenn sie ihre Zertifizierung nicht verlieren wollen. Das bedeutet in der Praxis – angenommen den Fall es kommt zu einer Abweichung –, dass man den Zeitraum um mindestens weitere vier bis sechs Wochen noch reduzieren muss. Realistisch ist dann nicht mehr Mitte September, sondern Mitte Juli 2018 der letzte sinnvolle Zeitpunkt. Das ist etwas, das viele Unternehmen nicht so im Blick haben. Man sollte auch die Vorbereitungen nicht unterschätzen. Zwar sind die Anforderungen der neuen Normen alle erfüllbar, allerdings kann das bei dem einen oder anderen Unternehmen recht umfangreich und zeitaufwendig sein.

 

Sie würden also an Stelle der Unternehmen sofort mit den Vorbereitungen anfangen?

Eindeutig ja. Der erste Schritt sollte nun sein, dass sich alle Verantwortlichen zu einer konstituierenden Sitzung zusammensetzen. Es gilt erst einmal eine Bestandsaufnahme aufzunehmen. Man sollte sich über den Arbeitsumfang klar werden, die Anforderungen der neuen Normen mit der betrieblichen Wirklichkeit abgleichen und dann die entsprechenden Arbeitspakete schnüren.

 

… und dann kommt das große Erwachen?

In der Regel nicht. Es gibt in den neuen Normen einige Anforderungen, die in der Vergangenheit so nicht gefordert wurden. Das ist aber für die Unternehmen oftmals gar kein Problem. Der Bereich „Risiken und Chancen“ ist zum Beispiel entsprechend den neuen Normen wichtiger geworden. Das gab es in der Vergangenheit nicht. Aber mal im Ernst: Welche Unternehmen beschäftigten sich nicht im Rahmen ihrer Tätigkeiten mit den Risiken und Chancen, die durch das Wirtschaften entstehen können? Das ist nicht neu für Unternehmen. Allerdings geschieht das oftmals nur in den einzelnen Bereichen wie zum Beispiel dem Einkauf, der abwägt, welche Risiken ein günstigerer Lieferant gegenüber einem teureren Lieferanten haben könnte. Das heißt, diese Risiko- und Chancenabwägung geschieht oft unstrukturiert und nicht als Ganzes. Es geht also um Strukturierung.

 

Welche Gestaltungsmöglichkeiten hat das Unternehmen selbst dabei?

Grundsätzlich kann man das in der genannten ersten Gesprächsrunde definieren. Oftmals herrscht aber in den Unternehmen Unsicherheit hinsichtlich der Frage, welche Punkte alle zu berücksichtigten sind. Das ist ja auch verständlich, denn schließlich gehört eine Normenumstellung nicht zum „Daily Business“ eines Betriebs. Ich rate dann zu einer Gap-Analyse. Diese Analyse wird von einem Zertifizierungsunternehmen – unabhängig von der eigentlichen Zertifizierung – durchgeführt und zeigt in aller Klarheit welche Punkte, wie zu berücksichtigen sind und welcher Aufwand zu erwarten ist. Dann hat man eine Grundlage und kann sofort ohne Verzögerungen und Unsicherheiten starten. Das spart Zeit und in der Regel auch Aufwand. Außerdem können Trainings sehr hilfreich sein, die als vorbereitende Maßnahme sehr gute Dienste leisten können. Eine Mannschaft, die trainiert ist, stellt eine ganz andere Ausgangsbasis dar. Hier sollte man wirklich abwägen, ob es nicht effizienter ist, sich Unterstützung von außen zu holen, als das Rad wieder neu zu erfinden. Aber grundsätzlich gilt: Beide Wege sind möglich.

 

Die Zertifizierung wird oft als Pflichterfüllung gesehen. Man muss sie haben. Dabei entstehen auch durch die Zertifizierung schon zahlreiche Unternehmenschancen …

Richtig. Grundsätzlich ist aber die Herangehensweise das Entscheidende. Wenn man neue Chancen durch die Zertifizierung schaffen möchte, dann ist das möglich und machbar. Die Strukturierung des Bereichs „Risiken und Chancen“ schafft etwa eine viel transparentere Organisation. Auf einmal werden Bereiche sichtbar, die vorher übersehen wurden. Jetzt wird auf einmal klar, wo die Chancen liegen und welche Risiken damit verbunden sind. Das kann man und sollte man als Unternehmen zu seinem Vorteil nutzen. Man muss es nur wollen. Auch der Bereich „interessierte Kreise“ zeigt auf, das ein Betrieb in einem weitaus komplexeren Umfeld tätig ist, als nur die unmittelbar angrenzende Nachbarschaft. Auch hier kann man ganz neue Ansatzpunkte schaffen. Die Bewertung dabei ist aber immer sehr individuell. Jedes Unternehmen ist anders und es gibt auch keine Standardfragen und Standardantworten. Deswegen ist das Arbeiten mit Standardlisten, die man einfach abhakt, alles andere als sinnvoll. Man nimmt sich mit dieser Vorgehensweise die Chancen, die die neuen Normen anbieten. Eigenverantwortlichkeit ist hier das Stichwort.

 

Gibt es noch weitere Punkte, die bei den Unternehmen stärker ins Bewusstsein gerückt werden sollten?

Ja, der sogenannte Kontext der Organisation. Ein ganz neuer Ansatz, den die Normen hier bieten. Der Kontext der Organisation definiert das Innen- und Außenverhältnis der Organisation: ein ganz wichtiger Punkt. Dabei geht es um ethische und moralische Grundlagen des Wirtschaftens. Denken Sie einmal an kritische Fragen wie: Welche Standards werden im Unternehmen gelebt? Gibt es soziale Ziele? Werden Umweltschutz und Nachhaltigkeit gelebt? Kinderarbeit, Waffenproduktion, Gentechnik und und und … Diese Fragen haben eine ganz andere Bedeutung als früher, vor allem bei jüngeren Generationen. Heute werden von qualifizierten Bewerbern neben dem Gehalt auch viel weitergehende Überlegungen zur Sinnhaftigkeit und sozialen-ökologischen Verantwortung angestellt. Das Gleiche gilt für die Kaufentscheidungen der Abnehmer. Auch hier ist der Kontext der Organisation ein sehr wichtiges Entscheidungskriterium geworden.

 

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