Globaler Wettbewerb – unter einem Hut

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Herausforderungen (c) colourbox
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Um im globalen Wettbewerb zu bestehen, erschließen immer mehr Unternehmen neue Märkte im Ausland, erwerben oder errichten dort Produktionsstätten und bauen Vertriebsstrukturen aus. Weitverzweigte, komplexe Organisationsstrukturen stellen besondere Herausforderungen an das moderne Qualitätsmanagement.

Sollen die Systeme verschiedener Standorte oder sogar Länder auf lange Sicht harmonisiert oder integriert werden, ergeben sich daraus vielfältige Anforderungen: Prozesse und Abläufe werden gegebenenfalls an den verschiedenen Standorten vereinheitlicht, unterschiedliche nationale und internationale Standards müssen berücksichtigt und dabei gleichzeitig länderspezifische Unterschiede beachtet werden. Eine weitere Anforderung, die damit verbunden ist, ist häufig die Vereinbarkeit mehrerer Sprachen: Unternehmen mit Standorten über Landesgrenzen hinaus nutzen neben einer festgelegten Konzernsprache, beispielsweise Englisch, parallel die jeweiligen Landessprachen.

Folgende Aspekte spielen bei Qualitäts- und integrierten Managementsystemen im internationalen Einsatz eine wichtige Rolle:

  • Unterstützung von weltweiten
    (Unternehmens-)Strukturen
  • Lokale und globale Dokumentationslösungen
  • Mehrsprachigkeit versus Länderunterstützung

 

Unterstützung von weltweiten (Unternehmens-)Strukturen

In der Regel reicht es nicht aus, Dokumentationen anhand der einzelnen Unternehmensstandorte aufzubauen. Wichtig ist ein Verständnis der politischen und geografischen Zusammenhänge: Während auf der unteren Ebene des Systems natürlich der Unternehmensstandort abgebildet werden muss, ist es in der Praxis außerdem erforderlich, alle regulatorischen Betrachtungsebenen, etwa Regionen und Bundesländer, Länder und Kontinente, zu berücksichtigen. In Deutschland müssen Regelungen auf Bundesebene unterschieden werden. Andere Festlegungen, beispielsweise Feiertage, sind auf Bundeslandebene vorzunehmen. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben der Europäischen Union kann es aber hilfreich sein, einheitliche Regelungen für alle Standorte in EU-Ländern vorzugeben.

 

Lokale und globale Dokumentationslösungen

Der Einsatz eines mandantenfähigen Systems, bei dem mehrere datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheiten parallel verwaltet werden können, zählt zu den Minimalanforderungen. Hierbei baut jeder Standort eine relativ eigenständige Dokumentation auf, zum Beispiel aus Gründen der Vertraulichkeit und Geheimhaltungspflicht, und pflegt diese. Die hohe Autonomie geht jedoch mit einem höheren Aufwand in der Gestaltung einher, weil alle Regelungen an jedem Standort erarbeitet werden müssen. Zwischen den Standorten ist kein transparenter Vergleich möglich, positive und negative Erfahrungen müssen jeweils selbst gemacht werden. Diese Aufbereitung ist in Zeiten der Globalisierung nicht sinnvoll, da sie heute nicht mehr der Arbeitsweise von Unternehmen entspricht. Hier ist es wichtig, weltweite Standards zu schaffen, die maximale lokale Anpassungen erlauben.

 

Mehrsprachigkeit versus Länderunterstützung

Gern wird der Fehler gemacht, dass man sich nur auf die Sprache der Softwareoberfläche konzentriert und Geltungsbereiche ignoriert. Hier ist es wichtig, entsprechende Strukturen zu berücksichtigen, die über ein reines Übersetzen hinausgehen. Ein Beispiel: Es reicht nicht einfach nur aus, eine Arbeitsanweisung ins Italienische zu übersetzen, wenn eine Nutzung in der Schweiz und Italien erforderlich ist. Vielmehr müssen entsprechende Landesvorgaben berücksichtigt werden. Umgekehrt kann es aber auch wichtig sein, dass in der Schweiz die gleiche Arbeitsanweisung auf Italienisch, Französisch und Schweizerdeutsch bereitgestellt wird.

Die Aachener ConSense GmbH, auf Softwarelösungen für das Qualitäts- und Integrierte Management spezialisiert, hat bei der Entwicklung ihrer Software den Fokus unter anderem auf diese besonderen Anforderungen von international agierenden Unternehmen gerichtet. Die innovative Software ConSense IMS|QMS|PMS| GxP ist in der Enterprise-Version auf Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen und mehreren internationalen Standorten ausgelegt. Alle Lösungen sind modular aufgebaut und skalierbar, können also mit den individuellen Anforderungen mitwachsen.

„Eine der großen Herausforderungen an Managementsysteme lautet bei zunehmender Internationalisierung also: Wie lassen sich im Qualitätsmanagement alle Informationen wie Prozessbeschreibungen und einzelne Dokumente einheitlich und strukturiert in allen im Unternehmen verwendeten Sprachen darstellen? Wie können dabei gleichzeitig länderspezifische Abweichungen, zum Beispiel im Ablauf von Prozessen, berücksichtigt werden?“, fasst Alexander Künzer aus der Geschäftsführung des Softwareunternehmens zusammen. Hierzu hat man sich in Aachen besondere Gedanken gemacht und bietet ConSense IMS|QMS|PMS|GxP für den internationalen Einsatz in zehn verschiedenen Sprachen an. Von einzelnen Informationen und Dokumenten bis hin zu vollständigen Prozessbeschreibungen lässt sich das System mittlerweile auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch, Tschechisch, Portugiesisch, Schwedisch und Mandarin nutzen.

 

Sprachvarianten und automatische Übersetzung

Neben reiner Mehrsprachigkeit erlaubt die Software auch die Berücksichtigung von Abweichungen: Das Variantenkonzept ermöglicht die Nutzung von Sprachvarianten, etwa im Rahmen von Prozessen. So kann die Beschreibung zentraler Prozesse in der Konzernsprache, oft Englisch, erfolgen. An den jeweiligen Standorten ist sie darüber hinaus in der bevorzugten Sprachvariante, also meistens der Landessprache, verfügbar. Insbesondere bei englischen Inhalten ist die regionale Zuordnung aufgrund der weiten Verbreitung in unterschiedlichsten Ländern sehr wichtig. „Mit dieser Möglichkeit können Unternehmen sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter die für seinen Arbeitsbereich wichtigen Informationen wirklich komplett versteht“, unterstreicht ConSense Experte Künzer. Der Nutzer kann daher seine bevorzugte Sprachvariante einstellen. So ist es möglich, eine bestimmte Sprache für die Programmoberfläche sowie weitere Sprachen für die Inhalte getrennt zu bestimmen. Neuerdings enthält die Software sogar eine Prozessübersetzung als Arbeitsunterstützung: Die Übersetzung in eine weitere Sprache erfolgt automatisch und bietet ein Grundgerüst, welches dann weiterbearbeitet und geprüft beziehungsweise freigegeben wird.

 

Berücksichtigung kultureller und nationaler Besonderheiten

„Bei der Aufbereitung der Prozesse ist allerdings ein weiterer Aspekt im internationalen Kontext wichtig: Auch die Art und Weise Dinge zu beschreiben, unterliegt regionalen Einflüssen. So sollte man unter anderem unterschiedliche Detaillierungsgrade berücksichtigen, die sich durch das (Aus-)Bildungssystem eines Landes ergeben. Während die Ausbildungsberufe in Deutschland Grundqualifikationen vermitteln, kann es in anderen Ländern erforderlich sein, Mitarbeiter „on the job“ für diese Tätigkeit zu qualifizieren und somit mehr Details, zum Beispiel Checklisten, zu reglementieren“, erläutert Künzer.

Die weltweite Tätigkeit eines Unternehmens kann es außerdem erforderlich machen, dass Vorgaben umgesetzt werden müssen, die im eigenen Land eher unbekannt sind. So müssen Unternehmen, welche zu US-amerikanischen börsennotierten Konzernen gehören, in der Regel auch in allen anderen Ländern ein Risikomanagementsystem nach Sarbanes-Oxley-Act aufbauen. Der Experte unterstreicht: „Auch diese Anforderung müssen moderne Softwarelösungen wie ConSense berücksichtigen.“

 

„Sanfte“ Harmonisierung erhöht Akzeptanz

Ein weiteres Thema, mit dem sich Unternehmen im Rahmen der Internationalisierung befassen müssen, ist der Umgang mit Datenbanken: Eine gemeinsame Datenbank für das gesamte Unternehmen erhöht die Effizienz, da der Pflege- und Wartungsaufwand reduziert wird und allgemeingültige Informationen für jeden Standort verfügbar sind. Die ConSense GmbH erleichtert mit ihrer Software ein zentralisiertes Qualitätsmanagement: Alle Informationen lassen sich konzernweit in einer zentralen Datenbank darstellen und pflegen. Um verschiedene Managementsysteme Schritt für Schritt anzupassen, besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Masterdatenbanken anzulegen und bestimmte Prozesse in Subdatenbanken zu verwalten, die parallel ein eigenes, geschlossenes System darstellen. Das ermöglicht eine „sanfte“ Harmonisierung des Qualitätsmanagements über mehrere Standorte oder QM-Systeme hinweg. Alexander Künzer erklärt: „Unternehmen mit vielen internationalen Standorten können auf diese Weise mit der Vereinheitlichung der Hauptprozesse beginnen und dennoch in den einzelnen Unternehmen zunächst eigene Strukturen erhalten. Das schafft höhere Akzeptanz bei den Nutzern.“

 

Anspruchsvolle technische Lösungen gefragt

Auf rein technischer Seite müssen Unternehmen natürlich prüfen, ob es sinnvoll ist, alle Inhalte in einer einzelnen Datenbank vorzuhalten oder diese regional aufzuteilen, um die Verfügbarkeit von Daten zu erhöhen, Zugriffe zu beschleunigen und die Lastverteilung besser zu organisieren. Auch hier setzen viele große Unternehmen auf weltweit verteilte Datenzentren. Besonders anspruchsvoll wird es, wenn eine ständige Vernetzung technisch gar nicht möglich ist. Hier gibt Künzer ein Beispiel aus der Praxis, bei dem eine Replikation Sinn macht: „Einer unserer Anwender aus der Tourismus- und Schifffahrtsbranche nutzt replizierte Datenbanken für seine Flotte aus mehreren Kreuzfahrtschiffen. Diese sind tagelang vom Festland abgekoppelt und befinden sich in verschiedenen Ozeanen und Zeitzonen. Das erfordert eine inhaltlich und technisch dezentrale Organisation und Abbildung des Managementsystems als autarke Lösung auf jedem einzelnen Schiff. Wir begegnen dieser Anforderung mit replizierten Datenbanken und einer regelmäßigen Datenübertragung per Satellit, die den kontinuierlichen Informationsaustausch mit allen Standorten unterstützt.“

 

Innovative Software für gelungene Internationalisierung

Die Leistung von Software für das Qualitäts- und integrierte Management, abgestimmt auf Unternehmen mit weitverzweigten internationalen Standorten, sollte also insgesamt weit über die Bereitstellung des Systems in verschiedenen Sprachen hinausgehen. Sie muss sinnvolle Möglichkeiten zur Strukturierung der Inhalte unter Berücksichtigung regionaler, nationaler, kultureller und vieler weiterer Besonderheiten bieten.

Mit innovativen Möglichkeiten wie der Datenbanksynchronisation und -replikation wurden moderne technische Lösungen geschaffen, mit denen sich strategische Unternehmensentwicklungen und -entscheidungen, beispielsweise eine „sanfte“ Harmonisierung verschiedener Standorte, sorgfältig planen und begleiten lassen. Moderne Qualitäts- und integrierte Managementsysteme wie ConSense IMS|QMS|PMS|GxP lassen in der Harmonisierung verschiedener internationaler Standorte eine flexible Gestaltung zu. Damit erlauben sie unter anderem in bestimmten Bereichen den Erhalt der lokalen Autonomie und ermöglichen zudem eine größere Partizipation am Gesamtsystem. Diese Funktionalitäten erleichtern die kontinuierliche Zusammenführung durch höhere Akzeptanz bei den Menschen, die mit dem System arbeiten – nicht zuletzt der wichtigste Faktor, von dem eine gelungene Umsetzung von Internationalisierungsmaßnahmen abhängt.

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