Gesetzesmanagement – Legal Compliance erfolgreich umsetzen

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So vermeiden Sie Compliance Verstöße

(c) iStock

Zur Einhaltung der Rechtsvorschriften sind grundsätzlich alle österreichischen Betriebe verpflichtet. Im Rahmen einer Zertifizierung, zum Beispiel nach der Eco-Management und Audit Scheme-Verordnung (EMAS-VO) beziehungsweise der ISO 14001, muss neben Legal Compliance jedoch auch das Verfahren beziehungsweise das System zur Erfüllung dieser Anforderungen nachgewiesen werden.

TEXT: MAG. MANUELA EICHBERGER

Der Begriff Legal Compliance wurde in Österreich im Zusammenhang mit dem Umweltmanagement entwickelt. In Bezug auf das Umweltmanagementsystem (UMS) bedeutet Legal Compliance, dass „alle den Betrieb/die Organisation betreffenden umweltrelevanten Gesetze, Verordnungen und Bescheide ermittelt und eingehalten werden.“
Die EMAS-VO und die ISO 14001 verlangen jedoch neben der Einhaltung dieser Umweltvorschriften auf internationaler, europäischer, nationaler und regionaler Ebene auch die Einhaltung sämtlicher anderer Forderungen, denen sich der Betrieb/die Organisation verpflichtet hat. Solche Forderungen können unter anderem Vereinbarungen mit Kunden, Leitlinien außerhalb des gesetzlich geregelten Bereiches, freiwillige Prinzipien oder Verfahrensregelungen sowie Unternehmens- oder firmenspezifische Anforderungen wie zum Beispiel Konzern-Richtlinien sein.
Legal Compliance ist allerdings auch im Bereich des Sicherheits- und Gesundheitsmanagements (SGMS) relevant, wie zum Beispiel bei OHSAS 18001, da bei einem solchen SGMS ebenfalls die Einhaltung der relevanten Rechtsvorschriften gefordert wird.
Legal Compliance sollte Sie jedoch nicht nur im Bereich der Umweltrecht-, Gesundheits- und Arbeitssicherheitsvorschriften sicherstellen, sondern in allen den Betrieb betreffenden Sachgebieten die oberste Maxime der Geschäftsleitung sein, da bei der Übertretung von Gesetzen neben Haftungsproblemen und Imageverlusten teils erhebliche Strafrahmen vorgesehen sind.

Einhaltung bringt Vorteile

Ein Unternehmen, das alle relevanten Rechtsvorschriften einhält, hat folgende Vorteile:

  • Haftungsvermeidung: Das Haftungsrisiko wird durch die Erfüllung der Organisationspflichten minimiert, da dadurch straf-, verwaltungs- und zivilrechtlichen Pflichtverletzungen vorgebeugt wird.
  • Vertrauensbildung: Durch das Bekenntnis des Betriebes zur Einhaltung der Rechtsvorschriften und zu einem umweltgerechten und arbeitssicheren Betriebsablauf, wird das Vertrauen der Kunden, Banken und Versicherungen, aber auch Behörden und Nachbarn zum Unternehmen gestärkt. Als besondere positive Effekte sind hier vor allem ein Imagegewinn des Unternehmens und Verfahrensbeschleunigungen, zum Beispiel bei der Genehmigung von neuen Betriebsanlagen, hervorzuheben. Diese Verfahrensbeschleunigungen bringen nicht nur den Vorteil einer Kostenersparnis mit sich, sondern auch eine erhöhte Produktionssicherheit. Da die Erteilung von Auflagen absehbar ist, können die Kosten genauer kalkuliert und somit die Entscheidungsgrundlagen für weitere Investitionen klarer definiert werden. Darüber hinaus sind aber auch die Verwaltungsvereinfachungen für EMAS-Organisationen durch das Umweltmanagementgesetz (UMG) zu nennen.
  • Risikovermeidung: Die Arbeits- und Betriebssicherheit wird durch die Einhaltung der Rechtsvorschriften, zum Beispiel von Arbeitsschutzmaßnahmen, erhöht und das Unfall- und Ausfallrisiko von Arbeitnehmern sowie Anlagen wird minimiert, weshalb es auch zu einer Steigerung der Produktionssicherheit kommt. Durch eine gezielte Risikominimierung wird Weiters die Bonität und Stabilität des Unternehmens erhöht. Dies bringt wiederum zum Beispiel günstigere Versicherungsprämien.

Die Einhaltung der Rechtsvorschriften überprüfen

Die Ermittlung der das Unternehmen betreffenden Rechtsvorschriften und Pflichten gestaltet sich meist umfangreich und schwierig. Dafür werden grundsätzlich verschiedene Rechtsbereiche festgelegt, von denen das Unternehmen beziehungsweise die Organisation betroffen ist oder auch sein kann, wie zum Beispiel Arbeitnehmerschutzrecht, Wasserrecht, Chemikalienrecht, Eisenbahnrecht, Kesselrecht, Gewerberecht und so weiter. Hierauf sind mögliche Ansprechpersonen für ein Interview zur Ermittlung und Einhaltung der relevanten Rechtsvorschriften zu benennen, wie etwa der Abfallbeauftragte, die Sicherheitsfachkraft, der eisenbahnrechtliche Betriebsleiter, der Gefahrgutbeauftragte, der Kesselwärter, die Person, die Genehmigungsverfahren betreut, ...
Im Rahmen dieses Interviews ist dann festzustellen, welche Anlagen, wie beispielsweise Maschinen, Behälter oder Lager, vorhanden sind und welche Verpflichtungen durch die Art, Menge und Gefährlichkeit der eingesetzten Arbeitsstoffe entstehen. Weiters muss herausgefunden werden, ob sich durch die Erzeugung der Produkte, zum Biespiel durch deren Inhaltsstoffe, relevante Verpflichtungen ergeben sowie welche Umweltauswirkungen das Unternehmen auf Luft, Wasser, Boden et cetera hat. Außerdem müssen die von Arbeitsmitteln und gefährlichen Arbeitsstoffen ausgehenden Gefahren für die Arbeitssicherheit der Mitarbeiter ermittelt werden. Durch diese Erhebungen kann sohin festgestellt werden, welche Rechtsquellen für die Anlagen, Arbeitsmittel und Arbeitsstoffe, Abfälle und Emissionen relevant sind, aber auch inwieweit diese bekannt, umgesetzt und im besten Fall auch erfüllt sind.

Pflichten definieren und Quellen erheben

Im Anschluss daran müssen die relevanten Rechtsvorschriften und die daraus resultierenden Pflichten ermittelt werden. Mit Hilfe von spezifischen Fragen zu den Pflichten, die sich aus den Paragrafen der einzelnen für den Betrieb zutreffenden Rechtsquellen ergeben und den Antworten der Verantwortlichen dazu, können die konkreten Pflichten definiert werden. Für die Erhebung aller in Betracht kommenden Rechtsquellen sind Rechtsinformationssysteme heranzuziehen, wie zum Beispiel das Rechtsinformationssystem des Bundeskanzleramts (RIS) beziehungsweise EUR-Lex für Rechtsvorschriften der Europäischen Union.
Aus dem Konvolut der befragten und bearbeiteten Rechtsquellen und der daraus abgeleiteten Rechtspflichten kann ein abschließendes Rechtsregister erstellt werden. Dieses Rechtsregister gliedert sich sinnvoller Weise in ein Rechtsquellenregister, das sämtliche relevante und auch ausgeschlossene Rechtsquellen umfasst, und in ein Rechtspflichtenregister.

Im Rechtsquellenregister sind insbesondere die Rechtsgebiete (zum Beispiel Abfallrecht, Gewerberecht), die Bundesgesetzblattnummer der Stammfassung inklusive der aktuellsten Novelle und das Datum dieser angeführt. Die aktuellste Novelle ist erforderlich, um darlegen zu können, dass das Rechtsregister auf dem letzten Stand ist. Weiters ist auch eine kurze Beschreibung des Inhalts des Regelwerks sinnvoll und die Begründung, warum die Rechtsvorschrift für das Unternehmen relevant ist oder gerade nicht relevant ist. Klar unzutreffende Rechtsquellen sind nicht notwendigerweise zu dokumentieren.

Das Rechtspflichtenregister enthält die Pflichten, die sich aus den zutreffenden – nämlich relevanten – Rechtsquellen ableiten lassen. Hier ist es sinnvoll, jede Pflicht kurz und prägnant zu beschreiben sowie auch Details und gegebenenfalls Erläuterungen hinzuzufügen. Weiters sind die Paragrafennummer sowie der Absatz anzuführen. Ein Bemerkungsfeld gibt Hinweise zur Umsetzung der Pflicht im Unternehmen, ein Statusfeld erläutert, ob eine Pflicht erfüllt ist oder nicht. Hierfür muss die Einhaltung der ermittelten Rechtsvorschriften und Pflichten überprüft und dokumentiert werden. Es muss (bestenfalls mittels Prüfbeweisen) festgestellt werden, ob der jeweilige Vorgang den Anforderungen an Legal Compliance entspricht. Wichtig ist, dass diese Feststellungen aufgrund von Fakten getroffen werden. Es genügt nicht, bloße Annahmen, Meinungen, Beobachtungen oder Aussagen dazu heranzuziehen. Bei der Überprüfung der Legal Compliance können Aufzeichnungen, Messungen, Begleitscheine et cetera herangezogen werden. Weiters sollten die zuständigen Personen der betroffenen Abteilungen darlegen, wie die Rechtsverpflichtungen erfüllt werden. Kann beim Interview selbst nicht festgestellt werden, ob diese Verpflichtung überhaupt eingehalten wird, so ist dies im Status zu vermerken.
Da die Angaben der Verantwortlichen im Rahmen eines Interviews (insbesondere von externen Beratungsunternehmen) nicht überprüft werden können, stellt diese erste Befragung keine abschließende Überprüfung der Einhaltung der Rechtsvorschriften und Pflichten dar, insbesondere kann die Richtigkeit nicht bestätigt werden. Diese Überprüfung ist vom Betrieb unter anderem im Rahmen der jährlichen HSE-Begehungen durchzuführen. Im Laufe der Befragung können auch Schwachstellen in Bezug auf Legal Compliance ermittelt werden, zum Beispiel nicht bekannte und nicht erfüllte Pflichten sowie Mängel bei der Erfüllung gewisser Rechtsvorschriften, die in weiterer Folge zu bearbeiten sind. Abweichungen von Rechtsvorschriften sind in einem sogenannten Rechtsregister (oder auch Rechtskataster genannt) im Bemerkungsfeld zu den einzelnen Pflichten zu vermerken.

Pflichten bearbeiten und verwalten

Die so ermittelten Rechtspflichten müssen nun weiter bearbeitet und auch verwaltet werden, um die Einhaltung der Rechtsvorschriften laufend sicherzustellen. Dies ist regelmäßig zu überprüfen und
zu dokumentieren.
Grundsätzlich können die einzelnen Pflichten in jeglicher gewünschten Form verwaltet werden, sei es per Excel, in einem eigenen Compliance Tool oder auch in bereits verwendeter Software, wie etwa SAP. Es müssen für die Pflichten die Zuständigkeiten geregelt werden, Termine zur Pflichtenerfüllung festgelegt und die zu setzenden Maßnahmen beschrieben werden. Weiters sind bei eventuellen Abweichungen die zur Behebung getroffenen Maßnahmen, Zuständigkeiten und Termine festzuhalten. Die Datenbank kann dabei zugleich als Pflichtenerinnerungssystem dienen, indem automatisch und termingerecht Erinnerungen an wiederkehrende Pflichten per E-Mail an die für deren Ausführung Verantwortlichen versandt werden. Außerdem kann damit eine direkte Rückmeldung der Pflichtenerfüllung durch den Verantwortlichen in die Datenbank eingegeben werden. Darüber hinaus ist es auch sinnvoll, Zuständige für die Überwachung der Pflichtenerfüllung zu definieren, um die Einhaltung der Rechtsvorschriften nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ sicherzustellen.

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ÜBER DEN AUTOR

Mag. iur. Manuela Eichberger

Mag. Manuela Eichberger | Gesetzesmanagement Autor | Q1-Online | (c) Manuela Eichberger
Mag. Manuela Eichberger ist gelernte Chemielaborantin und hat im Rahmen des zweiten Bildungsweges Rechtswissenschaften studiert. Bisher konnte sie Erfahrung sammeln unter anderem in einer Rechtsanwaltskanzlei, bei der Wirtschaftskammer und in einem Unternehmen im Bereich Qualitäts- und Umweltmanagement.
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