Fachwissen erfassen und ausbauen

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Schulungs- und Qualifikationsmanagement eng vernetzt

Fachwissen (c) colourbox
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Fachwissen systematisch erfassen und ausbauen, eLearning sinnvoll einsetzen – und Synergien nutzen
Text: Dr. Stephan Killich

Unternehmen zeigen in jüngster Zeit deutlich mehr Weiterbildungs-Engagement, denn Wissen ist in der Wirtschaft ein echter Erfolgsfaktor – diese Sichtweise hat sich inzwischen durchgesetzt. Noch nie haben Firmen und Beschäftigte so viel Geld für den Ausbau des betrieblichen Wissens aufgewendet wie heute, belegt die Studie „IW-Weiterbildung 2014“, herausgegeben vom Institut der deutschen Wirtschaft Köln. Danach erreichten die Ausgaben zum Zeitpunkt der Veröffentlichung einen neuen Höchststand. Als Gründe für das verstärkte Engagement geben Unternehmen an, dass sie einen größeren Geschäftserfolg erwarten, im Wettbewerb um Fachkräfte weiter vorn liegen und sich mit Weiterbildung die Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter verbessern lässt.

Auch im Qualitätsmanagement richtet sich der Blick verstärkt auf den Faktor Mensch. Standardisierte Prozessabläufe und systematische Dokumentenlenkung sind wichtig für ein funktionierendes Qualitätsmanagement, doch die entscheidende Ressource ist der Mitarbeiter: Ohne qualifiziertes Personal lässt sich Qualität nicht sicherstellen. Hier lohnt es sich für Unternehmen, die Kompetenz ihres Personals hinsichtlich der Tätigkeiten, die zur Erfüllung der Produktanforderungen durchgeführt werden müssen, genau zu ermitteln, dort für Schulungen zu sorgen, wo Lücken vorhanden sind, und durch unterschiedliche Maßnahmen sicherzustellen, dass die notwendige Kompetenz erreicht wird.

 

Ist- und Soll-Status der Qualifikationen softwaregestützt managen

Innovative Software, die das Qualitätsmanagement mit den wissensbezogenen Unternehmensdaten eng verknüpft, leistet hierbei wertvolle Unterstützung. „Zwischen Qualitätsmanagement und Personalmanagement besteht eine spannende Schnittstelle: Eine enge Zusammenarbeit dieser beiden Bereiche vereinfacht es Unternehmen, die Übersicht über Qualifikationen und notwendige oder erwünschte Weiterbildungsmaßnahmen zu behalten, für alle Eventualitäten gerüstet zu sein und vor allem: Synergien zu nutzen“, erläutert Dr. Iris Bruns aus der Geschäftsführung der Aachener ConSense GmbH. Das Unternehmen ist auf innovative Softwarelösungen für das Qualitäts- und Prozessmanagement spezialisiert. Mit der Software ConSense IMS|QMS|PMS sowie den ergänzenden Modulen Qualifikationsmanagement und Schulungsmanagement, die vielseitige eLearning-Möglichkeiten beinhalten, wird Unternehmen die Planung und Durchführung von Weiterbildungen sowie die systematische Erfassung, der Ausbau und die Nutzung von Qualifikationen und Kompetenzen erheblich vereinfacht.

 

Mit transparenter Übersicht zu erforderlichen Maßnahmen

Eine Besonderheit des Konzepts der ConSense GmbH ist der hohe Vernetzungsgrad zwischen Qualifikations- und Schulungsmanagement. Die Qualifikationen der Mitarbeiter, aufgeschlüsselt in Ist und Soll, sind vollständig in das Qualitätsmanagement eingebunden. Mit dem ConSense Modul Qualifikationsmanagement werden die im Unternehmen vorhandenen relevanten Kenntnisse und Fähigkeiten erfasst, kategorisiert und bewertet. Dabei lassen sie sich in unterschiedliche Ausprägungen bzw. fünf Fähigkeitsstufen – von Einsteiger bis Experte – einordnen. Die Einzelfähigkeiten werden systematisch zentral verwaltet und lassen sich nach verschiedenen Kriterien auswerten. Das Modul bietet für jeden Mitarbeiter eine Historie, die den Verlauf der erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten sowie die Angabe der Entwicklungsmöglichkeiten erfasst. Ein unbemerktes Verfallen von befristeten Qualifikationen lässt sich durch optionale E-Mail-Benachrichtigungen an die entsprechenden Mitarbeiter sowie deren Vorgesetzte verhindern. Die Auswertung des Soll- und Ist-Zustands kann bei fehlenden Qualifikationen durch eine Verknüpfung mit dem ConSense Schulungsmanagement direkt zum Anstoß einer Schulungsteilnahme führen.

„Viele Unternehmen erfassen diesen Bereich noch mühsam per Excel-Listen. Eine mit dem ConSense Qualifikationsmanagement zentralisierte, systematische Verwaltung von Kenntnissen und Fähigkeiten erleichtert diese Arbeit deutlich. Sie sorgt dafür, dass die Verantwortlichen die vorhandenen Informationen jederzeit abrufen können und damit immer eine komplette Übersicht über die vorhandenen Qualifikationen haben. So lässt sich mit dem Modul Qualifikationsmanagement Zeit sparen bei der Pflege, Auswertung und Dokumentation, die im Rahmen der Norm durch die Nachweispflicht festgelegt ist. Darüber hinaus vereinfacht es die Bedarfsermittlung bei Neueinstellungen oder Versetzungen und ermöglicht eine schnelle Auswertung, zum Beispiel bei einer standortübergreifenden Expertensuche“, erläutert Dr. Iris Bruns.

 

Gefordertes Wissen Organisationseinheiten zuteilen

In der Praxis funktioniert dies wie folgt: In enger Verknüpfung von Qualitäts- und Personalmanagement werden beim Anlegen der Unternehmensdaten im System bereits allen Organisationseinheiten die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zugeordnet, beispielsweise ob in bestimmten Bereichen eine Profi- oder Meister-Qualifikation Voraussetzung ist. Muss eine bestimmte Qualifikation für eine Tätigkeit erst erworben werden, kann das System durch eine Koppelung mit dem Schulungsmanagement schnell ermitteln, ob die entsprechende Maßnahme bereits im Unternehmen angeboten wird, wann sie stattfindet und unter welchen Voraussetzungen die Anmeldung erfolgen kann. „Auf diese Weise lassen sich leichter Ressourcen einsparen: Mehrere Standorte können ihre Schulungen zusammenfassen und bei Ausfällen von Mitarbeitern lässt sich schnell ermitteln, ob Beschäftigte mit passenden Qualifikationen einspringen können“, erklärt die ConSense-Geschäftsführerin.

Da es hierbei immer um sensible persönliche Daten geht, wurde einem dezidierten Rollen- und Rechte-Konzept bei der Entwicklung der Software ein hoher Stellenwert eingeräumt: Die vertraulichen Informationen aus dem Personalwesen sind mehrfach durch Zugriffsrechte gesichert, um jederzeit den Datenschutz zu gewährleisten.

 

Mit eLearning zu zeit- und ortsunabhängigen Schulungen

Ist der Schulungsbedarf erst einmal ermittelt, steht ein Unternehmen vor den organisatorischen Herausforderungen. Mit dem Modul Schulungsmanagement lassen sich alle Weiterbildungsmaßnahmen eines Betriebes systematisch erfassen, planen und durchführen. Durch die Verbindung mit den vorhandenen Datenbeständen aus dem Qualifikationsmanagement kann der Schulungsbedarf jedes einzelnen Mitarbeiters festgestellt werden. Um den organisatorischen und personellen Aufwand für Schulungen zu reduzieren, setzen viele Unternehmen in jüngster Zeit auf eLearning-Maßnahmen. Diese haben den Vorteil, dass sie an verschiedenen Orten und zeitversetzt durchgeführt werden können – also je nach Verfügbarkeit der Schulungsteilnehmer. Gerade Unternehmen mit vielen Standorten oder einer großen Zahl an Außendienstmitarbeitern schätzen diese Vorteile. „Das ConSense Schulungsmanagement ermöglicht seit Neuestem die einfache Erstellung von eLearning-Einheiten, etwa bestehend aus einem bebilderten Tutorial und einem Online-Test, der hinterher das vermittelte Wissen abfragt“, erläutert Dr. Iris Bruns.

Die eLearning-Angebote lassen sich im System ganz individuell gestalten, beispielsweise mit bestimmten Grundvoraussetzungen wie Englisch-Kenntnissen, oder mit definierten Zielqualifikationen verknüpfen. Die webbasierten Lehrgänge können dann eigenständig von den Mitarbeitern zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Durch Online-Tests können Erfolgskontrollen durchgeführt werden. Bei Bestehen wird dann die Qualifikation automatisch vergeben und das Mitarbeiterprofil im System synchronisiert, sodass es immer auf aktuellem Stand ist. Nach Durchführung einer Maßnahme können Unternehmen außerdem sowohl die Teilnehmer als auch die Vorgesetzten Qualität und Wirksamkeit der Lerneinheiten bewerten, um wertvolle Informationen zur weiteren Verbesserung der angebotenen Schulungen zu erhalten.

 

Strukturiertes Qualifikationsmanagement als echter Wettbewerbsvorteil

Abschließend unterstreicht Dr. Iris Bruns: „Mit unserer Software, die alle Daten rund um Fachkenntnisse, Qualifikationen und Schulungsbedarf zusammenführt sowie diese systematisch auswertet, unterstützen wir Unternehmen wirkungsvoll darin, die vorhandenen Potenziale zu nutzen und auszubauen. Denn je besser es gelingt, einen Überblick über Fachwissen und Fähigkeiten aller Mitarbeiter zu erwerben, diese Kompetenzen vollständig zu mobilisieren und kontinuierlich auszubauen, desto erfolgreicher kann ein Unternehmen im Wettbewerb agieren und eine nachhaltige, auf die Zukunft ausgerichtete Personalpolitik betreiben.“

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