Compliance – Was ist das?

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Compliance - Was ist das?

Compliance (c) UWR
Compliance (c) UWR

Compliance - ein Begriff der uns tagtäglich beschäftigt. Doch was meint man eigentlich damit? Unter dem Begriff Compliance versteht man allgemein Rechtskonformität beziehungsweise Regeltreue. Es ist also die Umschreibung für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Bescheiden, aber auch konzernrechtlichen Vorschriften in Unternehmen.
Text: Mag. Karin Strohmüller

Dieser Artikel beschäftigt sich mit Legal Compliance, der Rechtskonformität im Umweltrecht im Verwaltungs- und Strafrecht. Umweltrecht ist eine Querschnittsmaterie. Es gibt in Österreich kein Umweltschutzgesetz. Vielmehr finden sich in den verschiedensten Gesetzen und Verordnungen Regelungen, die auf den Schutz der Umwelt abzielen. So finden sich Regelungen im Forstgesetz und im Wasserrechtsgesetz, aber unter anderem wird man auch in der Gewerbeordnung oder im Strafgesetzbuch fündig. Es gibt zwar einen Kodex Umweltrecht, jedoch wurden die darin enthaltenen Gesetze und Verordnungen vom Herausgeber ausgewählt und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

 

Drei Gesetzgeber, drei Regelungen

Wie schafft man es als Unternehmen in diesem Regelungsmeer nicht zu versinken? Es sind mehrere Schritte notwendig, um diese Aufgabe zu meistern: Zuerst gilt es aus dem unzähligen Bestand aus Gesetzen und Verordnungen jene zu finden, die auf das Unternehmen anwendbar sind. Dabei darf man die unterschiedlichen gesetzgeberischen Kompetenzen nicht außer Acht lassen. Die Europäischen Union, der Bund sowie die Länder können umweltrechtliche Regelungen erlassen. Lassen Sie mich diese Thematik anhand eines Beispiels veranschaulichen: Regelungen betreffend Klimaanlagen finden Sie in mehreren Gesetzen: Zunächst gibt es die Kälteanlagenverordnung, eine Verordnung des Bundes. Doch auch das Land beschäftigt sich in der niederösterreichischen Bautechnikverordnung mit Klimaanlagen und die EU in der Verordnung über fluorierte Treibhausgase.

 

Ein Betrieb – zahlreiche Pflichten

Leider ist mit dem Auffinden der relevanten Rechtsquellen erst der Anfang getan. Nun gilt es herauszufiltern, welche Pflichten sich aus jedem einzelnen Gesetz (oder Verordnung) für den Betrieb ergeben. Kehren wir zu unserem Beispiel mit der Klimaanlage zurück: Unter anderem müssen nach §§ 22 und 23 KAV Klimaanlagen zumindest jährlich geprüft werden und diese Prüfung muss in einem Prüfbuch dokumentiert werden. Aber auch in der niederösterreichische Bautechnikverordnung wird man in § 31 fündig: Klimaanlagen mit einer Nennleistung von mehr als 12 kW sind mindestens alle fünf Jahre zu überprüfen. Muss nun ein niederösterreichisches Unternehmen die Klimaanlage doch nur alle fünf Jahre überprüfen? Und wie schaut es mit dem Prüfbuch aus? Reicht der Vermerk, dass die Prüfung nach der KAV erfolgt ist aus oder ist auch auf die NÖ BautechnikVO Bezug zu nehmen? Aber es ist noch nicht vorbei: Die EU sieht in der Verordnung über fluorierte Treibhausgase in Art. 4 und 6 vor, dass Betreiber von Kälteanlagen, welche fluorierte Treibhausgase enthalten, diese Anlagen prüfen und darüber Aufzeichnungen führen müssen. Nun wissen Sie also mit Sicherheit, dass Sie regelmäßig alle Klimaanlagen überprüfen und darüber Aufzeichnungen führen müssen. Doch wie setzen Sie das am besten um und was passiert, wenn Sie die dieser Prüf- und Dokumentationspflicht gar nicht oder nur unvollständig nachkommen?

 

Compliance und Verwaltungsstrafrecht

37 Abs. 1 Z. 9, Abs. 2 NÖ Bauordnung sieht für diesen Fall vor, dass von der Behörde eine Geldstrafe bis zu 5.000 € verhängt werden kann, im Fall der Uneinbringlichkeit eine Ersatzfreiheitsstrafe bis zu einer Woche. Auch die Gewerbeordnung spart nicht mit Strafbestimmungen: § 28 KAV iVm § 368 GewO sieht vor, dass Sie bei Pflichtverletzung mit einer Geldstrafe bis zu 1090 € zu bestrafen sind. Und wie es so schön im Volksmund heißt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Schließlich regelt § 5 VStG, dass zur Strafbarkeit bereits fahrlässiges Verhalten genügt, sofern nichts anderes bestimmt ist.

 

Bescheide und Compliance

Durch die Existenz unzähliger Bescheide wird die Erfassung der auf ein Unternehmen zutreffender Pflichten auch nicht leichter. Hat man einmal (vermutlich) alle Dokumente aufgestöbert, so gilt es diese zu sortieren und etwaige Pflichten in Auflagen zu prüfen. Vorsicht: Ein Bescheid kann strenger als das Gesetz sein!

 

Eigenverantwortung des Betriebsinhabers

Spätestens alle fünf Jahre im Rahmen der § 82b GewO Prüfung werden Sie dankbar sein, wenn sie alle ihre Pflichten kennen und nachweisen können, dass sie diese einhalten. Übrigens: Die § 82b-Überprüfung liegt in der Eigenverantwortung des Betriebes, die Behörde wird Sie also nicht alle fünf Jahre daran erinnern! Im Zuge dieser Prüfung müssen Sie nachweisen, dass Sie den Genehmigungsbescheid (Stichwort Einreichunterlagen!) samt allfällige Änderungsbescheide sowie sonstige gewerberechtliche Vorschriften einhalten. Es findet ein Vergleich zwischen Genehmigungskonses und Realität statt. Wenn Sie diese Prüfung entweder gar nicht, unvollständig oder mit unrichtigen Angaben erstellen, so droht wieder eine Geldstrafe nach § 367 Abs. 1 Z. 25a GewO bis 2.180 €.

Auch mit der Novellierung des § 81 GewO folgte der Gesetzgeber dem Trend, dem Betriebsinhaber die Verantwortung für die Einhaltung von Gesetzen zu übertragen. Nach § 82 Abs. 2 Z. 5 GewO ist nunmehr der Austausch gleichartiger Maschinen nicht nur bewilligungsfrei, sondern muss auch nicht mehr angezeigt werden. Doch wer beurteilt die Gleichartigkeit beim Austausch einer Maschine? Nun, diese Frage ist leicht zu beantworten: Der Betriebsanlageninhaber! Schließlich muss dieser entscheiden, ob es sich um eine gleichartige Maschine oder um eine genehmigungspflichtige Änderung nach § 81 Abs. 1 GewO handelt und somit eine Anzeige oder die Einleitung eines Genehmigungsverfahrens erforderlich ist oder nicht. Sollte es zu einem Arbeitsunfall kommen und die Behörde merkt im Zuge ihrer Prüfung, dass die Maschine nicht genehmigt wurde, so schaut es leider gar nicht gut für Sie aus. Die Behörde kann nun im Nachhinein feststellen, dass es sich keineswegs um einen gleichartigen Austausch handelte und somit die Strafbestimmung nach § 366 Abs. 1 Z 3 GewO erfüllt ist, die im schlimmsten Fall zur Betriebsschließung gem. § 360 Abs. 1 GewO führen kann.

 

Wie bleibe ich up to date?

Gesetze sind dynamisch, sie werden novelliert, aufgehoben oder neue Bestimmungen treten in Kraft. Hat man alle einzuhaltenden Pflichten eines Betriebes gefunden, so darf man sich also nicht entspannt zurücklehnen. Vielmehr muss man diese Pflichten pflegen, also Alte streichen, Neue aufnehmen und Geänderte anpassen. Umfassende Recherchen im EU-, Landes-, und Bundesrecht sind nötig, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Was man auch nicht vergessen darf: Unternehmen wachsen, entwickeln sich weiter. Anders gesagt: Nur weil Sie vor zwei Jahren noch nicht wussten, was Flüssiggas ist, können Sie trotzdem heute schon ein Flüssiggaslager haben.

 

Totes Recht?

Kommen wir von der Klimaanlage nun zur Heizung: Müssen Sie Emissionen messen und darüber Aufzeichnungen führen, z.B. aufgrund einer Feuerungsanlage? In diesem Fall sind Sie zusätzlich nach § 13 Abs. 1 Umweltinformationsgesetz verpflichtet diese Aufzeichnungen an einer leicht zugänglichen Stelle bekannt zu machen, beispielsweise beim Portier. Kommen Sie dieser Pflicht zur Bekanntmachung von Emissionsdaten nicht nach, so sind wir wieder im Verwaltungsstrafrecht. Sie können von der Behörde mit bis zu 3.630 €, im Wiederholungsfall mit bis zu 7.270 € bestraft werden. Natürlich wird die Statistik bestätigen, dass diese Strafbestimmungen in der Praxis nur geringe Bedeutung hat. Aber: Wie soll man eine Bestimmung einhalten, wenn man sie gar nicht kennt? Und: Nur weil die Behörde bisher ein Auge zugedrückt hat, heißt nicht, dass sie es auch in Zukunft tut. Außerdem: Wenn Sie schon diese leicht einzuhaltende Bestimmung ignorieren, wie soll dann ein Legal-Compliance-System wirksam sein?

 

Dokumentation und Pflichtenbewertung

Die Kür ist es nun, die Pflichten zu bewerten und deren Einhaltung stetig zu dokumentieren. Schließlich gibt es unzählige Vorschriften, die sie zur Dokumentation verpflichten. Verteilen Sie Zuständigkeiten und terminieren Sie Ihre Verpflichtungen! Ob sie das auf Papier oder mithilfe eines Softwaremanagementsystems machen, ist grundsätzlich egal. Wichtig ist nur, dass Sie alle relevanten Pflichten und Dokumente parat haben und diese aktuell halten, andernfalls sind sie mit einem Fuß schnell im Verwaltungsstrafrecht. Ein effizientes Softwaremanagementsystem hat zahlreiche Vorteile, doch dazu ein anderes Mal mehr.

Nun mögen Sie vielleicht den Eindruck haben, dass ich zwar viele Probleme, aber keine Antworten geliefert habe. Keine Sorge, in den nächsten fünf Ausgaben werden Sie auf alle Fragen, die Sie nun haben eine Antwort finden.

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